Keentix Accreditation

Datenschutzerklärung

(Stand 08.08.2022)

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unseres Systems.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten ausschließlich für den Zeitraum, der für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich ist. Relevante personenbezogene Daten sind Vorname, Name, und, im Fall von Administratoren und Sub-Administratoren, die E-Mail-Adresse.

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte. Personenbezogene Daten sind Informationen, die Ihrer Person direkt oder mittelbar zuzuordnen sind bzw. zugeordnet werden können.

1. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch die KEEN Solutions Germany GmbH (in Folge als „KEEN“ bezeichnet) im Rahmen der Anmeldung und Durchführung durch von unserem Kunden durchgeführte Veranstaltungen. Der Datenschutzbeauftragte von KEEN ist unter [email protected] erreichbar.

2. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von KEEN oder einem Dritten verfolgt werden sowie Kategorien von Empfängern

2.1. Aufrufen der Registrierungs-Website

Beim Aufrufen unserer Registrierungs-Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet und temporär in einem sogenannten Log-File gespeichert. Folgende Informationen werden dabei auch ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

die IP-Adresse des anfragenden internetfähigen Gerätes,
das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs,
der Name und die URL der abgerufenen Datei,
die Website/Applikation, von der aus dem Zugriff erfolgte (Referrer-URL),
der von Ihnen verwendete Browser und ggfs. das Betriebssystem Ihres internetfähigen Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der IP-Adresse ist Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den nachfolgend aufgelisteten Zwecken der Datenerhebung.

Die IP-Adresse Ihres Endgerätes sowie die weiteren oben aufgelisteten Daten werden durch uns für folgende Zwecke genutzt:

Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus,
Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website/Applikation,
Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.

Die Daten werden für einen Zeitraum von 7 Tagen (nach Beendigung der Veranstaltung) gespeichert und danach automatisch gelöscht. Des Weiteren verwenden wir für unsere Website sogenannte Cookies, wie nachfolgend unter Ziffer 7 genauer erläutert.

2.2.Anmeldung für Veranstaltung

Die Anmeldung zu Veranstaltungen findet in 2 Stufen statt: Nach einer generellen Registrierung im System erfolgt die Akkreditierung zur jeweiligen Veranstaltung.

Je nach Situation kann einige Tage vor der Veranstaltung durch einen Fragebogen sichergestellt werden, dass eine Teilnahme in Anbetracht der aktuellen Corona-Situation gewährleistet werden kann.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Anmeldung zu einer unserer Veranstaltungen zur Verfügung stellen.

2.2.1. Registrierung

Bei der Registrierung werden neben dem Vor- und Nachnamen (optional auch Kontaktdaten und Geburtsdatum) auch Ihre Funktion beim Event erfasst. Je nach Kundenwunsch können darüber hinaus auch der Name und die Anschrift der dazugehörigen Firma abgefragt werden.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist der mit Ihnen geschlossene Teilnahmevertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und bei nicht als Pflichtfeld gekennzeichneten Angaben unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die Erhebung der verpflichtend angegebenen Daten ist zum Zwecke der Durchführung des Vertrages erforderlich. Die Erhebung der als freiwillig markierten Daten beruht auf unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen Ablauf der Veranstaltung.

Diese Daten werden gelöscht, sobald sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden und etwaige gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Um gegebenenfalls unserer Verpflichtung zum Gesundheitsschutz der Teilnehmer nachzukommen und eine erfolgreiche Veranstaltung auch in Zeiten von Corona durchführen zu können, können wir, bei Kundenwunsch, auch die mögliche Zugehörigkeit zu einer Corona – Risikogruppe erfassen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 9 Abs. 2 lit. i), 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. c) BDSG. Die Verarbeitung der Daten ist aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit, wie des Schutzes vor schwerwiegenden grenzüberschreitenden Gesundheitsgefahren erforderlich.

Diese Daten, welche im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie erhoben werden, werden grundsätzlich nach dem Wegfall des Zweckes gelöscht. Dies ist in aller Regel spätestens vier Wochen nach der Beendigung der Veranstaltung.

2.2.2. Akkreditierung

Sofern der Kunde diese Informationen für relevant hält, können im Rahmen der Akkreditierung Ihre Reise- und Übernachtungsdaten, Angaben zu Ihrem Zimmerpartner, Ihre Kategorie der Akkreditierung und die entsprechenden Berechtigungen, sowie Ihre Cateringdaten erfasst werden.

Diese Daten werden gelöscht, sobald sie für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden und etwaige gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

3. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) / Telekommunikationsgesetz 2003 (TKG). Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Erbringung und Vermittlung unserer Dienstleistung. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Dienst und Auftrag und umfassen unter anderem die Erstellung eines personalisierten QR-Codes als Zugangslegitimation für die gebuchte Veranstaltung.

4. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer Leistung (z.B. Erstellung des QR-Codes, hinterlegen einer vom Admin zugewiesenen Zutrittsberechtigung) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit formlos widerrufen werden.

5. Wer bekommt meine Daten?

Durch das System KEENTIX erfolgt keine direkte Weitergabe von personenbezogenen Daten, dies obliegt ausnahmslos dem Kunden, sofern er dazu berechtigt ist. Die im QR Code enthaltenen Daten sind verschlüsselt, bzw. die damit verbundenen Personendaten können ausschließlich von befugten Personen mit einem KEENTIX Lesegerät oder der KEENTIX Software (mit personalisierten Zugangsdaten) gelesen werden.

Innerhalb des Systems erhalten ausschließlich diejenigen Stellen kurzfristig Zugriff auf Ihre Daten, die zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten gebraucht werden. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Artikel 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen und Support der Datenbank.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zu beachten, dass wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein: Strafverfolgungsbehörden, Gesundheitsämter, Landes- oder Bundesinstitutionen.

6. Nach der Veranstaltung

Sollte uns nach der Veranstaltung bekannt werden, dass ein an der Veranstaltung Beteiligter positiv auf Corona getestet wurde, werden wir die von Ihnen im Rahmen der Anmeldung erhobenen Kontaktdaten dafür nutzen, um Sie zu kontaktieren. Nur so können Infektionsketten nachvollzogen und eine weitere Ausbreitung verhindert werden.

Rechtsgrundlage für diese Erfassung ist unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Durchführung und Organisation der Veranstaltung, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

7. Cookies

Um den Besuch unserer Webseiten attraktiv zu gestalten und die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen, verwenden wir sogenannte Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden.

Auf dieser Webseite werden ausschließlich solche Cookies eingesetzt, welche für die Bereitstellung der Website zwingend erforderlich sind. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung dieser Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies werden auf Ihrem Endgerät gespeichert und Sie haben die volle Kontrolle über deren Verwendung. Durch eine Änderung der Einstellungen des Internet-Browsers können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseiten deaktiviert, können Sie möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseiten vollumfänglich nutzen.

8. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns telefonisch, per E-Mail, per Post oder auf andere Weise mit einem Anliegen kontaktieren oder wir Sie kontaktieren, verarbeiten wir auch Ihre personenbezogenen Daten z.B. Name, Adresse, Telefonnummer sowie die Inhalte der Mitteilung. Diese Angaben werden ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet, Ihre Anfrage korrekt bearbeiten zu können. Die Nutzung Ihrer Daten erfolgt nur in dem dafür jeweils erforderlichen Umfang. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der vorstehend beschriebenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies mit der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen in Verbindung steht bzw. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen, da wir ein berechtigtes Interesse haben mit Ihnen geschäftlich zu korrespondieren.

Kommunikationsdaten werden gelöscht, soweit sie nicht mehr zum Austausch mit Ihnen erforderlich sind und etwaige gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

10. IhreRechte

10.1. Überblick

Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte zu:

Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gem. Art. 15 DSGVO;
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten gem. Art. 16 DSGVO,
Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten gem. Art. 17 DSGVO soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen oder andere gesetzliche Pflichten bzw. Rechte zur weiteren Speicherung einzuhalten sind,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 18 DSGVO,
Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

10.2. Widerspruchsrecht

Unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

Das vorstehende allgemeine Widerspruchsrecht gilt für alle in dieser Datenschutz- Information beschriebenen Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden. Anders als bei dem auf die Datenverarbeitung zu werblichen Zwecken gerichteten speziellen Widerspruchsrecht, sind wir nach der DSGVO zur Umsetzung eines solchen allgemeinen Widerspruchs nur verpflichtet, wenn Sie uns hierfür Gründe von übergeordneter Bedeutung nennen.

11. ÄnderungendieserErklärung

Wir überarbeiten diese Datenschutz-Information bei Änderungen an dieser Website oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung findest du stets auf dieser Internetseite. Daher sollten Sie diese Website regelmäßig aufrufen, um sich über den aktuellen Stand der Datenschutzerklärung zu informieren.

12. Kontakt

KEEN Solutions Germany GmbH
Amtsstrasse 12
D-76593 Gernsbach
E-Mail: [email protected]